صورتجلسه تحویل ملک یا پروژه چه چیزهایی را ثبت کند که بعداً «یادم نیست» نشود؟
ملک، تجهیزات یا پروژه تحویل میشود اما همه چیز شفاهی است و بعداً معلوم نیست چه چیزی با چه وضعیتی تحویل شده بود.
تاریخ، وضعیت قابل مشاهده، اقلام تحویلی، تعداد کلید/دسترسی، ایرادهای موجود و عکسهای مرجع را در همان روز ثبت کن و هر دو طرف نسخه یکسان داشته باشند.
چطور دقیقتر به موضوع نگاه کنیم؟
- عنوان قرارداد اصلی و تاریخ تحویل را روی صورتجلسه بنویس.
- اقلام فیزیکی، کلیدها، رمزها یا دسترسیهای تحویلی را تعداد و مشخص کن.
- ایرادهای قابل مشاهده و موارد ناتمام را دقیق و بیطرفانه ثبت کن.
- برای موارد مهم عکس یا فایل مرجع تهیه و نام فایل/تاریخ را در صورتجلسه ذکر کن.
- اگر چیزی مشروط تحویل شده، مهلت و اقدام بعدی را بنویس.
- نسخه نهایی را به امضای طرفهای مربوط برسان و کنار قرارداد اصلی نگه دار.
چرا این موضوع مهم است؟
صورتجلسه خوب حافظه مشترک میسازد؛ مخصوصاً برای وضعیت ظاهری، نقصهای قبلی و اقلام همراه.
سؤالهایی که معمولاً بعدش پیش میآید
عکس بدون صورتجلسه کافی است؟
عکس کمک میکند، اما متن باید روشن کند عکس مربوط به چه مورد، چه تاریخ و چه قراردادی است.